Jak zorganizować konferencję, która zapadnie uczestnikom w pamięć? Dowiedz się, gdzie zacząć
Zapytaj uczestników po roku, co pamiętają z konferencji branżowej. Rzadko wymienią tytuł prezentacji otwierającej. Częściej padnie nazwisko osoby, którą tam poznali, albo jedno zdanie z panelu dyskusyjnego, które zmieniło ich sposób patrzenia na własną pracę. Konferencja zapadająca w pamięć rządzi się więc innymi prawami niż konferencja poprawnie przeprowadzona. Ta druga wymaga sprawnej organizacji, ta pierwsza dodatkowo kilku świadomych decyzji podjętych na etapie planowania.
Zbuduj wydarzenie wokół jednego pytania
Konferencje o wszystkim nie zostają w pamięci. Wybierz jedno pytanie, na które całe wydarzenie próbuje odpowiedzieć, i podporządkuj mu program. Może to być pytanie o przyszłość konkretnej technologii w branży albo o to, dlaczego sprawdzone dotąd metody przestały działać.
Prelegenci dostają wtedy jasną ramę, uczestnicy wiedzą, po co przyszli, a dyskusje w kuluarach toczą się wokół tego samego tematu zamiast rozpraszać się na dziesięć wątków.
Zaprojektuj miejsca, w których ludzie się poznają
Networking rzadko dzieje się sam. Uczestnicy stoją z kawą w rękach, rozmawiają z osobami, które i tak znają, i wracają na salę. Kilka prostych zabiegów to zmienia:
- rozmieść stoliki koktajlowe zamiast rzędów krzeseł w strefie przerw, ponieważ ludzie stojący przy stoliku łatwiej nawiązują rozmowę,
- zaplanuj przerwę trwającą co najmniej trzydzieści minut, gdyż kwadrans wystarcza wyłącznie na kolejkę do kawy,
- przygotuj identyfikatory z nazwą firmy i obszarem zainteresowań, a nie samym imieniem i nazwiskiem,
- umieść bufet i strefę wypoczynkową w dwóch różnych miejscach, dzięki czemu uczestnicy przemieszczają się i spotykają nowe osoby,
- zapewnij przestrzeń na zewnątrz, gdzie da się porozmawiać bez podnoszenia głosu.
Konferencje pamiętane najlepiej łączy zwykle jedna cecha. Uczestnicy mieli w nich czas na rozmowę, a organizator nie traktował przerw jako straty w programie.
Postaw na doświadczenie, nie na kolejny slajd
Powtarzalny układ prezentacji zaciera się w pamięci już po kilku dniach. Wystarczy jednak drobna zmiana formuły, aby wydarzenie wyróżniło się na tle innych.
- Zamień jedną prelekcję na rozmowę dwóch osób o odmiennych poglądach, prowadzoną na scenie bez slajdów.
- Poproś uczestników o przyniesienie konkretnego problemu z własnej pracy i poświęć blok na wspólne szukanie rozwiązań.
- Zaproś praktyka spoza branży, którego perspektywa zaskoczy salę.
- Zakończ dzień krótkim podsumowaniem wniosków, sformułowanym przez samych uczestników, a nie przez organizatora.
Każdy z tych zabiegów kosztuje niewiele, a wprowadza do programu element, którego nikt się nie spodziewa.
Miejsce, które wspiera rozmowę i skupienie
Przestrzeń przesądza o połowie tych planów. Sala bez zaplecza wymusza bufet ustawiony pod ścianą, a program bez przerw na powietrzu męczy uczestników już po południu. Odpowiednia sala na konferencję pod Poznaniem daje organizatorowi swobodę w układaniu dnia, ponieważ oferuje osobne strefy na obrady, przerwy i nieformalne rozmowy.
Hotel 500 w Tarnowie Podgórnym dysponuje przestrzeniami o różnym metrażu, restauracją i terenem zielonym wokół budynku, a jego położenie kilkanaście minut od Poznania oraz lotniska Ławica pozwala zaprosić gości z odległych miast bez obaw o dojazd.
Zacznij od tego, co uczestnicy mają zapamiętać
Zanim ułożysz agendę, wyobraź sobie rozmowę uczestnika z kolegą tydzień po wydarzeniu. Co powinien wtedy powiedzieć? Odpowiedź na to pytanie wskaże Ci temat przewodni, dobór prelegentów i długość przerw. Konferencja zaplanowana w tej kolejności zostaje w pamięci znacznie dłużej niż wydarzenie zbudowane wokół samego harmonogramu.
